André A. m'appelle de la part de son ami Jean, avocat. André veut créer une société, un laboratoire, collatéral à son activité principale. Ce laboratoire sera managé par son fils, Julien, 21 ans, en 2ème année dans une école de commerce. L'idée d'André, sa vraie motivation, est d'offrir à son fils, un vrai champ d'expériences terrain, à la fois, riche et simple à mettre en œuvre.
Le montage juridique de la société est donc préparé par Jean. Et Julien commence à gérer la Sarl Filsàpapa.
Julien achète les matériaux nécessaires qui sont assemblées par 2 laborantins spécialisés et installés dans des locaux loués pour l'occasion. Julien commercialise les produits finis sur un marché de niche et très captif.
André me demande de préparer la comptabilité et de suivre les obligations fiscales et sociales.
Julien me transmet régulièrement les documents (factures et documents administratifs divers habituels). La comptabilité est à jour et justifiée par rapport aux documents transmis, les premiers documents obligatoires sont signés et envoyés à l'administration fiscale dans les délais.
Une année passe, puis une deuxième. Julien est reçu à ses examens et ressort diplômé de son école de commerce. Je suis contente de son succès, il mérite d'être félicité.
La société se développe presque toute seule, le nombre de facture est de plus en plus important.
Et puis … la communication devient de plus en plus difficile. Julien a d'autres centres d'intérêts, visiblement, et ces commandes qui arrivent toutes seules ne l'amusent plus.
Et puis, je constate que les déclarations sociales ne sont pas payées, voir … n'ont pas été envoyées ! Les réclamations administratives se multiplient…
Les documents tardent, coups de fils, courriers, puis courriers recommandés n'inquiètent pas notre entrepreneur, toujours en herbe. Il faut dire que la folie Internet pointe le bout de son nez en ces années 1995 et pour un jeune homme de 22 ans, cela est d'un formidable attrait.
Mais revenons à notre Sarl Filsàpapa … qui souffre ! au moins administrativement.
Je continue néanmoins à réclamer les documents, à classer les justificatifs des recettes et des dépenses, à comptabiliser les opérations, à établir les déclarations fiscales dans les délais : je réclame les documents très longtemps à l'avance, je réitère mes demandes et au bout de longues semaines, par une mystérieuse alchimie, les documents arrivent par la poste. Julien est devenu invisible ! et injoignable ! Les déclarations demandées par l'administration fiscale lui sont envoyées pour signature mais ne seront jamais envoyées à leur destinataire final bien entendu …
Arrive le courrier tant attendu … J'ai l'honneur de me présenter … ce lundi 14 septembre pour vérifier votre comptabilité …
Le contrôle fiscal aura lieu dans mes locaux au cabinet.
Je mets à la disposition de l'inspecteur tous les documents de l'entreprise soigneusement classés par année et par nature dans leurs boîtes étiquetées et les listings comptables.
Julien a daigné se déplacer… tout de même ! Mais il ne comprend pas très bien les liens entre la vie économique et l'administration fiscale. Il est dans sa bulle, sa jolie bulle internet, nous sommes à la fin des années 1990.
L'inspecteur arrive avec un grand sourire. Une jeune femme sympathique dans la petite cinquantaine, visiblement gentille et pleine d'humanité et qui ne se départira jamais de cette attitude, tout au long des 4 semaines quelle passera avec nous.
Cette première visite est rapide, elle prend connaissance du dossier : nous lui expliquons le métier de l'entreprise et nous lui indiquons les documents préparés.
Nous convenons d'un premier planning de rendez-vous, elle viendra en tout une dizaine de fois.
Au fur et à mesure de ces interventions, elle me fait part de son étonnement devant cette comptabilité en ordre, ces comptes justifiés par les documents qu'elle retrouve facilement.
Aucun redressement n'est pratiqué : c'est-à-dire qu'elle n'a trouvé aucun motif de correction des sommes déclarées.
Par contre, Julien devra payer les amendes requises pour les dépôts tardifs des documents fiscaux.
NB : cette histoire date de presque 10 ans, aujourd'hui Internet est passé par là et les déclarations sont très souvent envoyées électroniquement par le cabinet d'expertise comptable, avec un mandat (accord écrit) du client.
Morale de l'histoire :
La base de la comptabilité, c'est … le classement : une bonne comptabilité est sous-tendue par un bon classement des factures et autres documents qui justifient les lignes inscrites dans cette comptabilité.
Classer quelque chose est très subjectif : des papiers entassés dans une boîte font office pour certains de classement : ce n'est pas suffisant.
Classer les documents d'une entreprise, c'est repérer les rouages administratifs principaux et ouvrir autant de boîtes.
C'est aussi repérer ce qui reste vivant, encore actif (une facture envoyée à un client, facture qu'il ne vous a toujours pas payée, une déclaration à établir, etc …).
C'est différencier ce qui a été traité et ne doit plus rester là que pour la mémoire.
Deux repères simples : les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans, les documents qui ont trait au personnel et notamment à la paye doivent être conservés durant toute la vie de l'entreprise.
A vos classeurs, pochettes, chemises et étiquettes !
Le montage juridique de la société est donc préparé par Jean. Et Julien commence à gérer la Sarl Filsàpapa.
Julien achète les matériaux nécessaires qui sont assemblées par 2 laborantins spécialisés et installés dans des locaux loués pour l'occasion. Julien commercialise les produits finis sur un marché de niche et très captif.
André me demande de préparer la comptabilité et de suivre les obligations fiscales et sociales.
Julien me transmet régulièrement les documents (factures et documents administratifs divers habituels). La comptabilité est à jour et justifiée par rapport aux documents transmis, les premiers documents obligatoires sont signés et envoyés à l'administration fiscale dans les délais.
Une année passe, puis une deuxième. Julien est reçu à ses examens et ressort diplômé de son école de commerce. Je suis contente de son succès, il mérite d'être félicité.
La société se développe presque toute seule, le nombre de facture est de plus en plus important.
Et puis … la communication devient de plus en plus difficile. Julien a d'autres centres d'intérêts, visiblement, et ces commandes qui arrivent toutes seules ne l'amusent plus.
Et puis, je constate que les déclarations sociales ne sont pas payées, voir … n'ont pas été envoyées ! Les réclamations administratives se multiplient…
Les documents tardent, coups de fils, courriers, puis courriers recommandés n'inquiètent pas notre entrepreneur, toujours en herbe. Il faut dire que la folie Internet pointe le bout de son nez en ces années 1995 et pour un jeune homme de 22 ans, cela est d'un formidable attrait.
Mais revenons à notre Sarl Filsàpapa … qui souffre ! au moins administrativement.
Je continue néanmoins à réclamer les documents, à classer les justificatifs des recettes et des dépenses, à comptabiliser les opérations, à établir les déclarations fiscales dans les délais : je réclame les documents très longtemps à l'avance, je réitère mes demandes et au bout de longues semaines, par une mystérieuse alchimie, les documents arrivent par la poste. Julien est devenu invisible ! et injoignable ! Les déclarations demandées par l'administration fiscale lui sont envoyées pour signature mais ne seront jamais envoyées à leur destinataire final bien entendu …
Arrive le courrier tant attendu … J'ai l'honneur de me présenter … ce lundi 14 septembre pour vérifier votre comptabilité …
Le contrôle fiscal aura lieu dans mes locaux au cabinet.
Je mets à la disposition de l'inspecteur tous les documents de l'entreprise soigneusement classés par année et par nature dans leurs boîtes étiquetées et les listings comptables.
Julien a daigné se déplacer… tout de même ! Mais il ne comprend pas très bien les liens entre la vie économique et l'administration fiscale. Il est dans sa bulle, sa jolie bulle internet, nous sommes à la fin des années 1990.
L'inspecteur arrive avec un grand sourire. Une jeune femme sympathique dans la petite cinquantaine, visiblement gentille et pleine d'humanité et qui ne se départira jamais de cette attitude, tout au long des 4 semaines quelle passera avec nous.
Cette première visite est rapide, elle prend connaissance du dossier : nous lui expliquons le métier de l'entreprise et nous lui indiquons les documents préparés.
Nous convenons d'un premier planning de rendez-vous, elle viendra en tout une dizaine de fois.
Au fur et à mesure de ces interventions, elle me fait part de son étonnement devant cette comptabilité en ordre, ces comptes justifiés par les documents qu'elle retrouve facilement.
Aucun redressement n'est pratiqué : c'est-à-dire qu'elle n'a trouvé aucun motif de correction des sommes déclarées.
Par contre, Julien devra payer les amendes requises pour les dépôts tardifs des documents fiscaux.
NB : cette histoire date de presque 10 ans, aujourd'hui Internet est passé par là et les déclarations sont très souvent envoyées électroniquement par le cabinet d'expertise comptable, avec un mandat (accord écrit) du client.
Morale de l'histoire :
La base de la comptabilité, c'est … le classement : une bonne comptabilité est sous-tendue par un bon classement des factures et autres documents qui justifient les lignes inscrites dans cette comptabilité.
Classer quelque chose est très subjectif : des papiers entassés dans une boîte font office pour certains de classement : ce n'est pas suffisant.
Classer les documents d'une entreprise, c'est repérer les rouages administratifs principaux et ouvrir autant de boîtes.
C'est aussi repérer ce qui reste vivant, encore actif (une facture envoyée à un client, facture qu'il ne vous a toujours pas payée, une déclaration à établir, etc …).
C'est différencier ce qui a été traité et ne doit plus rester là que pour la mémoire.
Deux repères simples : les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans, les documents qui ont trait au personnel et notamment à la paye doivent être conservés durant toute la vie de l'entreprise.
A vos classeurs, pochettes, chemises et étiquettes !
Nb : cette histoire est vraie, les noms, objet social ou autre moyen d'identification ont été modifiés.
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